Key Takeaway
- Workspace คือสภาพแวดล้อมพื้นที่การทำงานที่รวมทั้งทางกายภาพและดิจิทัลเพื่อรองรับการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นพื้นที่จริง ไปจนถึงพื้นที่เสมือนจริงอย่างเครื่องมือสำหรับการทำงานออนไลน์และเอกสารที่ใช้ร่วมกัน และครอบคลุมถึงวัฒนธรรมองค์กรและบรรยากาศในสถานที่ทำงาน
- ปัจจัยในการจัด Workspace คือการวิเคราะห์ลักษณะงานและความต้องการ จัดแสงและบรรยากาศให้เหมาะสม และจัดวางเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ให้รองรับกับสรีระ
- ประเภทของ Workspace แบ่งออกเป็นพื้นที่ทำงานส่วนตัว พื้นที่ทำงานร่วมกัน และพื้นที่ทำงานอเนกประสงค์
- เทคนิคเลือกเฟอร์นิเจอร์ให้ตอบโจทย์การทำงาน ได้แก่ โต๊ะทำงานและเก้าอี้สำนักงานควรเลือกความสูงให้พอดีกับสรีระของผู้ใช้งาน และชั้นวางควรเลือกที่มีขนาดพอดีกับพื้นที่และใช้วัสดุแข็งแรง ทนทาน
การมี Workspace ที่ดี ไม่เพียงแต่ช่วยให้การทำงานสะดวกสบายขึ้น แต่ยังส่งผลต่อประสิทธิภาพและคุณภาพการทำงานในแต่ละวัน รวมถึงส่งผลต่อภาพลักษณ์ขององค์กรด้วย โดยบทความนี้จะแนะนำเคล็ดลับการจัดพื้นที่ทำงานให้มี Productivity สูงขึ้นและวิธีเลือกเฟอร์นิเจอร์ให้ตรงใจ พร้อมกับการจัด Workspace ให้น่านั่งทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้เป็นอย่างดี
Workspace คืออะไร? ทำไมพื้นที่ทำงานมีผลต่อการทำงานยุคใหม่
Workspace คืออะไร? คือสภาพแวดล้อมพื้นที่การทำงานที่รวมทั้งกายภาพและดิจิทัลเพื่อรองรับการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นพื้นที่จริง เช่น สำนักงาน ห้องประชุม หรือโซนทำงานร่วมกัน ไปจนถึงพื้นที่เสมือนจริงอย่างเครื่องมือสำหรับการทำงานออนไลน์และเอกสารที่ใช้ร่วมกัน นอกจากนี้ พื้นที่ทำงานยังครอบคลุมถึงวัฒนธรรมองค์กรและบรรยากาศในสถานที่ทำงาน ซึ่งสะท้อนผ่านค่านิยม ทัศนคติ และพฤติกรรมของพนักงาน ที่ร่วมกันกำหนดรูปแบบและวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพและเหมาะสมกับองค์กร
ปัจจัยสำคัญของการจัด Workspace ให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด
ในการจัด Work Space Office เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานและเพิ่มความสะดวกสบาย ต้องอาศัยปัจจัยสำคัญดังนี้
วิเคราะห์ลักษณะงานและความต้องการ
ก่อนเริ่มจัด Work Space ควรพิจารณารูปแบบการทำงานของแต่ละทีมและแต่ละบุคคลอย่างละเอียด เช่น หากเป็นงานที่ต้องใช้สมาธิสูง ควรมีโซนเงียบสงบหรือพื้นที่ส่วนตัวเพื่อลดสิ่งรบกวน ในขณะที่งานที่ต้องประชุมหรือพูดคุยบ่อย ควรมีพื้นที่สำหรับการสื่อสารและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นอย่างอิสระ เช่น ห้องประชุมหรือโซนเปิดสำหรับการทำงานร่วมกัน
นอกจากนี้ การออกแบบ Workspace ควรยืดหยุ่นและสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามกิจกรรมที่หลากหลาย เพื่อรองรับทั้งการทำงานเดี่ยวและการทำงานเป็นทีม การวิเคราะห์ความต้องการและลักษณะงานจึงเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้การจัด Workspace ตอบโจทย์การใช้งานจริงและเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด
การจัดแสงและบรรยากาศ
การจัดแสงและบรรยากาศใน Workspace มีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงาน โดยควรเน้นการใช้แสงธรรมชาติเป็นหลัก เพราะแสงธรรมชาติช่วยให้สบายตา ลดความเมื่อยล้า และเพิ่มความสดชื่นในการทำงาน
นอกจากนี้ ควรเสริมด้วยแสงประดิษฐ์ที่มีความสว่างเหมาะสม อยู่ในช่วง 400 – 600 ลักซ์ เพื่อให้แสงสว่างเพียงพอและไม่ทำร้ายสายตา ควรเลือกใช้แสงสีขาวเย็น (Cool White) ที่ช่วยเพิ่มสมาธิและความตื่นตัว รวมถึงจัดวางแสงไม่ให้เกิดแสงสะท้อนบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ เพื่อป้องกันอาการตาล้าและเพิ่มความสบายตาในการทำงาน
การจัดวางเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์
Workspace Furniture ควรเน้นการจัดสรรพื้นที่ให้เหมาะสมกับลักษณะงานและความสะดวกสบาย เช่น โต๊ะทำงานไม่ควรหันหลังให้ประตู เพื่อป้องกันความรู้สึกไม่ปลอดภัยและเพิ่มสมาธิในการทำงาน ควรเว้นพื้นที่สำหรับเดินหรือขยับตัวได้สะดวก เพื่อไม่ให้รู้สึกอึดอัดและช่วยให้เคลื่อนไหวได้อย่างคล่องตัว
นอกจากนี้ การเลือกใช้โต๊ะและเก้าอี้ที่ออกแบบตามหลักการยศาสตร์ (Ergonomics) จะช่วยลดอาการเมื่อยล้าและป้องกันปัญหาสุขภาพ เช่น ปวดหลังหรือปวดคอ การจัดวางเฟอร์นิเจอร์ที่มีระบบจัดเก็บของ เช่น ลิ้นชักหรือชั้นวางของ จะช่วยให้พื้นที่ทำงานเป็นระเบียบและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ดียิ่งขึ้น
ประเภทของ Workspace ที่ควรรู้จัก มีอะไรบ้าง
การแบ่งประเภทของ Workspace สามารถแบ่งได้ตามรูปแบบการทำงานของแต่ละคน หรือแต่ละทีมที่แตกต่างกันออกไป เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น โดยแบ่งได้ดังนี้
1. Individual Workspace – พื้นที่ทำงานส่วนตัว
พื้นที่ทำงานประเภทนี้จะเหมาะสำหรับงานที่ต้องการสมาธิสูงและความเป็นส่วนตัว เช่น งานเขียน งานวิเคราะห์ หรือการทำงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ การจัดพื้นที่ควรเลือกใช้เฟอร์นิเจอร์ที่ออกแบบตามหลักสรีรศาสตร์ เช่น โต๊ะและเก้าอี้ที่ปรับระดับได้ เพื่อเพิ่มความสะดวกสบายและลดความเมื่อยล้า รวมถึงมีพื้นที่เก็บของส่วนตัวเพื่อความเป็นระเบียบและช่วยให้โฟกัสกับงานได้ดีขึ้น การจัดแสงควรเน้นแสงธรรมชาติควบคู่กับแสงไฟที่เหมาะสมเพื่อสร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการทำงาน
2. Collaborative Workspace – พื้นที่ทำงานร่วมกัน
พื้นที่แบบ Collaborative Workspace เหมาะกับงานที่เน้นการทำงานเป็นทีม การแลกเปลี่ยนไอเดีย และการแก้ไขปัญหาร่วมกัน เช่น การประชุมระดมสมอง งานโปรเจกต์ที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์และการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง พื้นที่นี้ควรเลือกใช้เฟอร์นิเจอร์ที่ยืดหยุ่น เช่น โต๊ะและเก้าอี้แบบปรับเปลี่ยนได้ รวมถึงพื้นที่นั่งแบบเปิดกว้างและโซนสำหรับประชุมย่อย เพื่อส่งเสริมการสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ควรมีเทคโนโลยีและอุปกรณ์ที่รองรับการประชุมออนไลน์และแชร์ข้อมูลได้สะดวก
3. Flexible Workspace – พื้นที่ทำงานอเนกประสงค์
Flexible Workspace เหมาะกับงานที่หลากหลายรูปแบบ ทั้งงานที่ต้องการสมาธิ งานที่เน้นการประชุม หรือการทำงานร่วมกันในทีม พื้นที่ประเภทนี้มีความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบและขนาดได้ตามความต้องการของผู้ใช้งาน เช่น การใช้โซนทำงานส่วนตัว ห้องประชุม หรือพื้นที่เปิดสำหรับทำงานกลุ่ม ควรเลือกเฟอร์นิเจอร์ที่ปรับเปลี่ยนได้ง่าย เช่น โต๊ะและเก้าอี้ที่เคลื่อนย้ายได้ รวมถึงมีมุมพักผ่อนและพื้นที่สำหรับการสื่อสาร เพื่อรองรับสไตล์การทำงานที่เปลี่ยนแปลงและเสริมสร้างความร่วมมือในทีมได้ดี
เทคนิคเลือก Workspace Furniture ให้ตอบโจทย์การใช้งาน
ในการเลือก Workspace Office Furniture ควรพิจารณาจากหลายปัจจัย เพื่อให้ตอบโจทย์การใช้งาน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุด โดยการเลือกเฟอร์นิเจอร์ Workspace แต่ละชิ้นมีเทคนิคการเลือกดังนี้
โต๊ะทำงาน
การเลือกโต๊ะทำงาน ควรพิจารณาจากลักษณะงานและพื้นที่ใช้งานเป็นหลัก หากงานเน้นใช้คอมพิวเตอร์ ควรเลือกโต๊ะที่มีแท่นวางคีย์บอร์ดและเมาส์ในระดับเหมาะสมเพื่อลดอาการเมื่อยล้า ส่วนงานที่ต้องใช้เอกสารมากควรเลือกโต๊ะที่มีพื้นที่ท็อปกว้างและมีลิ้นชักสำหรับเก็บเอกสารเพื่อความเป็นระเบียบ
นอกจากนี้ ความสูงของโต๊ะควรพอดีกับสรีระผู้ใช้งาน (ประมาณ 70 – 80 เซนติเมตร) เพื่อให้สามารถนั่งทำงานได้สบายและลดปัญหาออฟฟิศซินโดรม ทั้งนี้ควรเลือกวัสดุที่แข็งแรงและผิวโต๊ะไม่สะท้อนแสง เพื่อความทนทานและใช้งานได้สะดวก
เก้าอี้สำนักงาน
การเลือกเก้าอี้ควรเลือกเก้าอี้ที่ออกแบบตามหลักสรีรศาสตร์ เพื่อรองรับสรีระของผู้ใช้งานอย่างเหมาะสม โดยเก้าอี้ควรมีฟังก์ชันปรับระดับความสูงได้ เพื่อให้เท้าวางราบกับพื้นและเข่าตั้งฉาก รวมถึงพนักพิงที่รองรับส่วนโค้งของกระดูกสันหลังได้ดี และสามารถปรับเอนได้เล็กน้อยเพื่อเปลี่ยนอิริยาบถได้สะดวก นอกจากนี้ ควรมีที่พักแขนที่ปรับระดับได้ ช่วยลดความเมื่อยล้าของแขนและไหล่ และเลือกเบาะนั่งที่มีความนุ่มพอดี ไม่แข็งหรือมีแอ่งลึกเกินไป เพื่อความสบายระหว่างนั่งทำงานเป็นเวลานาน
ชั้นวางของและตู้เก็บเอกสาร
การเลือกชั้นวางของและตู้เก็บเอกสาร ควรคำนึงถึงลักษณะการใช้งานและพื้นที่ภายในสำนักงานเป็นหลัก ควรเลือกชั้นวางที่มีขนาดเหมาะสมกับพื้นที่ ไม่ใหญ่หรือเล็กเกินไป และรองรับน้ำหนักสิ่งของได้ดี เช่น ชั้นวางที่มีหลายชั้นช่วยเพิ่มพื้นที่เก็บของและจัดระเบียบได้ดีขึ้น
สำหรับออฟฟิศที่ต้องการความคล่องตัว ควรเลือกชั้นวางแบบมีล้อเลื่อน เพื่อสะดวกในการเคลื่อนย้าย นอกจากนี้ ควรเลือกวัสดุที่แข็งแรงทนทาน เช่น เหล็กหรือไม้คุณภาพดี และมีดีไซน์ที่เหมาะสมกับบรรยากาศสำนักงาน เพื่อช่วยสร้างความเป็นระเบียบและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
อุปกรณ์เสริมอื่นๆ
- แท่นวางเอกสารและหนังสือ ช่วยจัดระเบียบเอกสารให้เข้าถึงง่าย
- ที่พักเท้า เพื่อเพิ่มความสบายและลดอาการเมื่อยล้าขณะนั่งทำงาน
- อุปกรณ์คอมพิวเตอร์เสริม เช่น คีย์บอร์ด เมาส์ และจอเสริม เพื่อเพิ่มความสะดวกในการทำงาน
- เครื่องสำรองไฟฟ้า (UPS) ป้องกันข้อมูลสูญหายจากไฟดับฉุกเฉิน
- ตู้ล็อกเกอร์สำหรับเก็บของส่วนตัวอย่างปลอดภัย
- ชั้นวางของและตู้เก็บเอกสาร เพื่อจัดเก็บสิ่งของและเอกสารให้เป็นระเบียบ
- กระดานไวต์บอร์ดและอุปกรณ์สำหรับการประชุม
- อุปกรณ์สำนักงานทั่วไป เช่น เครื่องเย็บกระดาษ กรรไกร เทปกาว และคลิปหนีบกระดาษ
- เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร และเครื่องสแกน เพื่อรองรับงานเอกสารที่หลากหลาย
- อุปกรณ์รักษาความปลอดภัยไซเบอร์ เช่น โปรแกรมป้องกันไวรัส เพื่อปกป้องข้อมูลสำนักงาน
สรุป
Workspace คือสภาพแวดล้อมการทำงานทั้งทางกายภาพและดิจิทัล เช่น สำนักงาน เครื่องมือออนไลน์ หรือวัฒนธรรมองค์กร ที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงาน ปัจจัยสำคัญในการจัด Work Space ให้มีประสิทธิภาพ ได้แก่ การวิเคราะห์ลักษณะการทำงาน การจัดแสงที่เหมาะสม การจัดวางเฟอร์นิเจอร์ตามหลักสรีรศาสตร์ รวมถึงการเลือกเฟอร์นิเจอร์ ควรคำนึงถึงการใช้งาน ความสะดวก และสุขภาพของผู้ใช้งานเพื่อเสริมประสิทธิภาพและความสุขในการทำงาน
การจัด Workspace ให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน ควรเริ่มต้นจากการออกแบบออฟฟิศที่ตอบโจทย์การใช้งานจริง ที่ KOKUYO มีบริการออกแบบออฟฟิศ ออกแบบพื้นที่ทำงาน และเฟอร์นิเจอร์สำนักงานหลากหลายรูปแบบ ที่มีจุดเด่นที่ความสวยงาม สามารถใช้งานได้จริง ตอบโจทย์ทุกกิจกรรม พร้อมด้วยทีมช่างผู้เชี่ยวชาญคอยให้คำปรึกษาและบริการแบบครบวงจร
FAQ – คำถามที่พบบ่อย
หากพูดถึง Workspace อาจยังมีคำถามหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับการจัดพื้นที่ทำงานว่าควรทำอย่างไรให้ตอบโจทย์พนักงานมากที่สุด วันนี้ได้รวบรวมคำถามและคำตอบที่พบบ่อยเพื่อให้เข้าใจมากขึ้นกัน
Co-working space คืออะไร?
Co-working space คือพื้นที่ทำงานสาธารณะที่เปิดให้บุคคลจากหลากหลายองค์กรหรืออาชีพเข้ามาใช้ร่วมกัน โดยมีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน เช่น โต๊ะทำงาน ห้องประชุม อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง และพื้นที่พักผ่อน ช่วยลดต้นทุนและเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน เหมาะสำหรับคนรุ่นใหม่ นักธุรกิจสตาร์ทอัพ และฟรีแลนซ์ที่ต้องการบรรยากาศทำงานที่ไม่เป็นทางการและเปิดโอกาสสร้างเครือข่ายใหม่ๆ
จัด Workspace อย่างไรให้มี Productivity มากขึ้น?
เคล็ดลับการจัด Workspace ให้มี Productivity มากขึ้น เริ่มได้จากการจัดเตรียมพื้นที่ที่สะดวกสบายและสามารถใช้งานได้จริง หมั่นจัดระเบียบพื้นที่ทำงานทุกวัน เพิ่มต้นไม้เล็กๆ และกลิ่นหอมอ่อนๆ บนโต๊ะทำงาน เพื่อให้เกิดสมาธิในการทำงานมากขึ้น วางสิ่งของที่หยิบใช้บ่อยๆ ไว้ในที่ที่หยิบได้สะดวก และควรมีพื้นที่สำหรับเคลื่อนไหวเปลี่ยนอิริยาบถระหว่างการทำงานด้วย
หากมีพื้นที่จำกัด จะจัด Workspace อย่างไร?
หากมีพื้นที่จำกัดควรจัด Work Space โดยเน้นใช้พื้นที่แนวตั้ง เช่น ติดตั้งชั้นวางของหรือบอร์ดติดผนัง เพื่อเพิ่มพื้นที่เก็บของโดยไม่เปลืองพื้นที่พื้น ใช้เฟอร์นิเจอร์มัลติฟังก์ชันที่ปรับเปลี่ยนได้ เช่น โต๊ะพับหรือโต๊ะติดผนัง และเลือกเก้าอี้ที่เคลื่อนย้ายสะดวก รวมถึงจัดวางโต๊ะทำงานใกล้แหล่งแสงธรรมชาติเพื่อเพิ่มความสว่างและบรรยากาศที่ดี
